Digitale Dokumentenverwaltung: wie arbeite ich rechtssicher?

Rechtssichere Verwaltung und Aufbewahrung digitaler Dokumente: Was Sie beachten müssen

Wichtige und vertrauliche Dokumente und Unterlagen wurden früher in Aktenordner in einem Hochschrank zugangssicher verwahrt. Den Schlüssel besaßen lediglich die Mitarbeiter, die die Daten verwalteten. Auch Kundendaten mussten nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht unkenntlich gemacht und regelkonform entsorgt werden. Wie aber funktioniert das in einer digitalen Dokumentenverwaltung? Mal angenommen: Sie wollen Ihre Dokumente komplett digitalisieren und automatisieren. Jetzt stellt sich die Frage, wie Sie sicherstellen können, dass die Aufbewahrung Ihrer digitalen Dokumente weiterhin rechtsgültig bleiben. Welche rechtlichen Aspekte müssen Sie dabei beachten? In diesem Beitrag stellen wir Ihnen grundlegende Fakten zur rechtssicheren Verwaltung und Aufbewahrung Ihrer digitalen Dokumente zusammen.

Digitale Dokumentenverwaltung: wer suchet der findet

Zunächst einmal ist es wichtig, eine geeignete Ordnerstruktur für Ihre digitalen Dokumente zu erstellen. Eine sinnvolle Struktur hilft dabei, Dokumente schnell und einfach zu finden und zu verwalten. Hierbei sollten Sie darauf achten, dass die Ordnerstruktur klar strukturiert und logisch aufgebaut ist. Eine gute Möglichkeit hierfür ist es, die gleiche Struktur wie bei physischen Dokumenten beizubehalten. Es kann beispielsweise sinnvoll sein, Ordner für verschiedene Abteilungen, Projekte oder Themenbereiche zu erstellen. Innerhalb dieser Ordner können dann weitere Unterordner für spezifischere Themen oder Aufgaben erstellt werden. So könnte der Ordner „Marketing“ beispielsweise die Unterordner „Social Media“, „Printmedien“ und „Veranstaltungen“ enthalten. Innerhalb dieser Unterordner können Sie dann noch spezifischere Ordner erstellen, wie etwa „Facebook-Kampagnen“ oder „Flyer-Designs“. Auf diese Weise können Sie Ihre digitalen Dokumente sehr spezifisch und detailliert organisieren.

Aber eine gut strukturierte Ordnerhierarchie allein reicht nicht aus. Sie sollten auch konsequent sein bei der Benennung Ihrer Dateien. Eine klare und konsistente Benennung der Dateien erleichtert das Auffinden bestimmter Dokumente erheblich. Versuchen Sie, aussagekräftige Namen zu verwenden, die den Inhalt der Datei beschreiben. Vermeiden Sie allzu allgemeine oder unklare Bezeichnungen wie „Dokument1“ oder „Entwurf“. Darüber hinaus können Sie die Suchfunktion Ihres Dokumentenverwaltungssystems nutzen, um schnell das gewünschte Dokument zu finden. Viele Systeme bieten Suchfunktionen an, die es Ihnen ermöglichen, nach bestimmten Schlüsselwörtern, Dateinamen oder sogar Dateiinhalten zu suchen. Nutzen Sie diese Funktion, um Ihre Suche zu verfeinern und schneller zum Ziel zu gelangen.

Schließlich kann die Nutzung von Metadaten eine große Hilfe bei der Verwaltung und Suche von Dokumenten sein. Metadaten sind Informationen über eine Datei, wie z.B. das Erstellungsdatum, der Autor oder spezifische Schlagworte. Durch die Zuweisung von relevanten Metadaten zu Ihren Dokumenten können Sie Ihre Suche noch weiter verfeinern und die gewünschten Dokumente noch schneller finden. Durch die Kombination all dieser Strategien können Sie eine effiziente digitale Dokumentenverwaltung erreichen. Wer suchet, der findet – vorausgesetzt, Sie haben Ihre Dokumente gut organisiert und strukturiert.

Digitale Dokumente dürfen nicht veränderbar sein

Nachdem Sie Ihre digitale Dokumentenstruktur erstellt haben müssen Sie darauf achten, dass alle Dokumente, die Sie digital speichern, unveränderbar und revisionssicher gespeichert werden. Vorallem im digitalen Umfeld ist es leichter Dokumente zu bearbeiten und zu verfälschen. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn es sich um Geschäftsunterlagen handelt, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Hierbei empfiehlt es sich, auf eine geeignete Software zur Archivierung zurückzugreifen, beispielsweise DocuWare.

Diese Software ermöglicht es Ihnen, Dokumente in einem unveränderbaren Format zu speichern und gleichzeitig einen Nachweis über alle vorgenommenen Änderungen zu führen, sollte dies notwendig sein. Um die Unveränderbarkeit von Dokumenten sicherzustellen, sollten verschiedene Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden. Dazu gehört beispielsweise die Verschlüsselung von Dokumenten, die Nutzung von digitalen Signaturen und Zeitstempeln sowie die Verwendung von sicheren Speichermedien. Die Verschlüsselung sorgt dafür, dass die Daten nur von berechtigten Personen eingesehen werden können. Digitale Signaturen und Zeitstempel hingegen gewährleisten, dass Änderungen an den Dokumenten nachvollzogen werden können. Sichere Speichermedien schützen die Daten vor physischen Schäden und Datenverlust. Weitere Informationen zur digitalen Unterschrift finden Sie hier.

Zusätzlich sollte eine klare Richtlinie für den Umgang mit Dokumenten im Unternehmen etabliert werden. Diese sollte festlegen, wer Zugriff auf welche Dokumente hat und wie diese gespeichert und archiviert werden. Ebenso ist es empfehlenswert, regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter durchzuführen, um sie über die Wichtigkeit von Datensicherheit und die korrekte Handhabung von Dokumenten zu informieren. Die Einhaltung dieser Maßnahmen trägt dazu bei, die Integrität und Vertraulichkeit von Dokumenten zu gewährleisten und rechtliche Konsequenzen durch eine Verletzung der Aufbewahrungspflichten zu vermeiden. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Unveränderbarkeit von Dokumenten eine grundlegende Voraussetzung für eine sichere und effiziente Dokumentenverwaltung ist. Es ist daher von größter Bedeutung, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu gewährleisten.

DocuWare: Ihr Cloud-Partner für revisionssichere Dokumente

Die Cloud-basierte Plattform von DocuWare ist flexibel und skalierbar, sodass sie sich an die Bedürfnisse jedes Unternehmens anpassen lässt, egal ob Kleinunternehmen, Mittelstand oder Großunternehmen. Die Cloud-Technologie bietet sowohl hohe Sicherheit als auch Mobilität – Sie können auf Ihre Dokumente jederzeit und von überall aus zugreifen. Weitere Vorteile der Nutzung von DocuWare sind unter anderem die einfache Integration in bestehende Systemlandschaften und die Möglichkeit zur Automatisierung von Arbeitsabläufen. Durch die Automatisierung von Prozessen können Sie Zeit und Kosten sparen und sich auf Ihre Kerngeschäftsaktivitäiten konzentrieren. DocuWare ermöglicht es Ihnen, Dokumente in verschiedenen Formaten und aus verschiedenen Quellen zu speichern und zu verwalten.

Egal ob Rechnungen, Verträge, E-Mails oder technische Zeichnungen, alle Dokumente sind sicher und übersichtlich an einem Ort aufbewahrt. Mit der Volltextsuche finden Sie schnell und einfach die benötigten Informationen. Die revisionssichere Ablage ist ein weiteres Highlight von DocuWare. Alle Änderungen an Dokumenten werden protokolliert und sind nachvollziehbar, was vor allem für die Einhaltung von Compliance-Vorschriften von Bedeutung ist. Darüber hinaus bietet DocuWare Schulungen und Support an, um sicherzustellen, dass Sie das volle Potenzial der Software ausschöpfen können. Der Kundenservice steht Ihnen bei Fragen oder Problemen zur Verfügung und hilft Ihnen, die Software optimal zu nutzen. Mit DocuWare als Ihrem Cloud-Partner können Sie die Effizienz und Produktivität Ihrer Dokumentenverwaltung deutlich steigern. Erleben Sie den Unterschied, den ein modernes und leistungsfähiges Dokumenten Management System machen kann.

Datenschutz bei der digitalen Dokumentenverwaltung

Ein weiterer wichtiger Faktor für die rechtssichere Archivierung digitaler Dokumente ist die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Hierbei sollten Sie sicherstellen, dass die personenbezogenen Daten Ihrer Kunden und Mitarbeiter geschützt sind und nur für den jeweiligen Zweck verwendet werden. Hierbei ist insbesondere die Einhaltung der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) von großer Bedeutung. Zusätzlich sollten Sie sicherstellen, dass Ihre digitalen Dokumente jederzeit verfügbar sind und nicht durch technische Defekte oder Cyberangriffe verloren gehen können. Hierbei ist es empfehlenswert, regelmäßige Backups Ihrer Daten zu erstellen und diese an einem sicheren Ort aufzubewahren.

Um sicherzustellen, dass Ihre digitalen Dokumente rechtsgültig sind, sollten Sie außerdem sicherstellen, dass diese digital signiert sind. Eine digitale Signatur ist die elektronische Entsprechung einer Unterschrift auf einem physischen Dokument und dient dazu, die Echtheit und Integrität eines Dokuments zu bestätigen. Hierbei sollten Sie darauf achten, dass Ihre Signatursoftware den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Weitere Informationen zur digitalen Unterschrift finden Sie hier.

Des Weiteren ist es empfehlenswert, eine klare und rechtlich einwandfreie Dokumentationsstruktur zu implementieren. Diese sollte nicht nur den aktuellen Stand eines Dokuments, sondern auch alle vorherigen Versionen und Änderungen beinhalten. So können Sie im Falle eines Rechtsstreits oder einer Überprüfung durch eine Aufsichtsbehörde jederzeit nachweisen, dass Sie alle erforderlichen Maßnahmen zur rechtssicheren Archivierung Ihrer digitalen Dokumente ergriffen haben. Darüber hinaus sollten Sie ein effektives Zugriffsmanagement implementieren. Dies bedeutet, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die archivierten Dokumente haben sollten. Um dies sicherzustellen, können Sie beispielsweise Passwörter, biometrische Daten oder andere Formen der Authentifizierung verwenden. Bei der Verwendung von Passwörtern sollten Sie jedoch darauf achten, diese regelmäßig zu ändern und sicher aufzubewahren. Neben der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und der Sicherstellung der Verfügbarkeit Ihrer digitalen Dokumente sollten Sie auch regelmäßige Überprüfungen und Audits durchführen. Diese können Ihnen dabei helfen, mögliche Schwachstellen in Ihrem Archivierungssystem zu identifizieren und rechtzeitig zu beheben. Zudem können sie dazu beitragen, das Vertrauen Ihrer Kunden und Mitarbeiter in Ihre Datenschutzmaßnahmen zu stärken.

Im Hinblick auf die Archivierung von E-Mails sollten Sie zudem sicherstellen, dass diese ebenfalls den Datenschutzbestimmungen entsprechen und sicher archiviert werden. Hierbei können Sie beispielsweise Verschlüsselungstechnologien verwenden, um die Inhalte Ihrer E-Mails zu schützen. Schließlich sollten Sie sich bewusst sein, dass die rechtssichere Archivierung digitaler Dokumente ein fortlaufender Prozess ist. Die Gesetze und Bestimmungen in diesem Bereich können sich ändern, und es ist Ihre Verantwortung, stets auf dem neuesten Stand zu sein und Ihre Archivierungspraktiken entsprechend anzupassen. In diesem Zusammenhang kann es hilfreich sein, externe Berater oder Dienstleister zu beauftragen, die Sie hinsichtlich der Einhaltung der relevanten Gesetze und Bestimmungen beraten können.

Zahlen, Daten, Fakten zur digitalen Dokumentenverwaltung

• Laut einer Umfrage von Adobe verwenden 81% der Unternehmen immer noch Papierformulare für Unterschriften und Genehmigungen. (Quelle: Adobe)
• Laut dem IDC (International Data Corporation) wird die Menge der digitalen Informationen bis 2025 voraussichtlich auf 163 Zettabyte (1 Zettabyte = 1 Milliarde Terabyte) ansteigen. (Quelle: IDC)
• Laut einer Studie von DocuSign verursacht die manuelle Verwaltung von Papierdokumenten durchschnittlich Kosten in Höhe von 20 Euro pro Dokument. (Quelle: DocuSign)
• Laut einer Umfrage von DocuWare sehen 72% der Unternehmen die Digitalisierung als Chance, ihre Effizienz zu steigern. (Quelle: DocuWare)
• Laut einer Umfrage von AIIM verbessern 44% der Unternehmen ihre Compliance durch die digitale Archivierung von Dokumenten. (Quelle: AIIM)

Diese Statistiken und Trends zeigen, dass die Digitalisierung von Dokumenten eine wachsende Bedeutung hat und Unternehmen erhebliche Vorteile bieten kann. Die rechtssichere Verwaltung und Aufbewahrung digitaler Dokumente ist dabei ein wichtiger Faktor, um die Compliance zu gewährleisten und Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

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