Effizient indexieren: Zwei Autofill-Funktionen für ähnliche Dokumente

Die DocuWare Indexierung spielt eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, Dokumente schnell und fehlerfrei abzulegen. Doch oft enthalten ähnliche Dokumente fast identische Indexwerte – beispielsweise gleiche Projektnamen oder Kundennummern. Statt diese immer wieder manuell einzutragen, bietet DocuWare zwei leistungsstarke Autofill-Funktionen, die die Indexierung automatisieren und so Zeit sparen.

DocuWare Indexierung für mehrere Dokumente beibehalten

Wenn Sie mehrere Dokumente mit ähnlichen Indexwerten archivieren möchten, sorgt die Funktion „Einträge beibehalten“ für eine zeitsparende Indexierung. Dadurch werden bereits eingegebene Werte automatisch auf nachfolgende Dokumente übertragen.
So funktioniert es:

• Wählen Sie im DocuWare Briefkorb mehrere Dokumente aus, die Sie mit einer ähnlichen Indexierung archivieren möchten.
• Klicken Sie auf „Ablegen“ und wählen Sie das entsprechende Archiv.
• Öffnen Sie die Optionen des Ablagedialogs (über die drei Punkte neben dem Ablage-Button) und aktivieren Sie „Einträge beibehalten“.
• Nach der Eingabe der Indexwerte für das erste Dokument werden die gleichen Werte beim nächsten Dokument automatisch übernommen. Anpassungen sind jederzeit möglich.

Diese Funktion ist besonders praktisch für wiederkehrende Belege wie Rechnungen, Vertragsdokumente oder Projektdaten.

DocuWare Indexierung automatisch vervollständigen

Oftmals befinden sich im Archiv bereits Dokumente mit passenden Indexwerten. Die Funktion „Indexierung vervollständigen“ ermöglicht es, diese Werte automatisch zu übernehmen, ohne sie erneut eingeben zu müssen.

So geht’s:

• Markieren Sie das Dokument im DocuWare Briefkorb, klicken Sie auf „Ablegen“ und wählen Sie ein Archiv aus.
• Geben Sie mindestens einen relevanten Indexwert ein.
• Öffnen Sie die Optionen des Ablagedialogs und wählen Sie „Indexierung vervollständigen“.
• DocuWare füllt nun automatisch alle leeren Felder mit den Indexwerten eines ähnlichen Dokuments, das bereits archiviert wurde.
• Überprüfen Sie die übernommenen Werte und passen Sie sie bei Bedarf an.

Diese Funktion ist nicht nur bei Dokumenten, sondern auch beim Archivieren von E-Mails aus Outlook in DocuWare verfügbar.