Digitale Dokumentenprozesse können den Geschäftserfolg maßgeblich beeinflussen, sei es bei der Schaffung von effizienten, digitalen Kundenprozessen oder bei der reibungslosen Zusammenarbeit von Mitarbeitern im Homeoffice. Die Bitkom-Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ zeigte, dass 96 Prozent der großen Unternehmen Dokumenten-Management-Lösungen (DMS) wie DocuWare bereits nutzen. Im Mittelstand arbeitete immerhin knapp die Hälfte bereits mit digitalen Dokumenten, jedoch oft ohne hierfür eine spezielle Enterprise-Content-Management-Software (ECM) zu nutzen. In einer aktualisierten Auflage der Studie „Bitkom Digital Office Index 2022“ ist der Trend jedoch deutlich zu erkennen. Im Jahr 2022 nutzen bereits 76% der Unternehmen eine ECM Anwendung. Dies ist eine deutliche Steigerung gegenüber den Vorjahren (Vergleich 2020: 68%). Dokumenten-Management-Lösungen schaffen den notwendigen Rahmen, damit Unternehmen künftig trotz veränderter Arbeitsmodelle und höherer Anforderungen an ihre Prozesse effizient arbeiten können. In diesem Blogartikel werden Ihnen die unterschiedlichen Anwendungsbereiche einer ECM bzw. DMS Lösung gezeigt. So startet auch Ihr Unternehmen in digitale Dokumentenprozesse.

In welchen Abteilungen setzen Unternehmen digitale Dokumentenprozesse ein?

Unternehmen können Dokumentenmanagement-Lösungen in unterschiedlichsten Bereichen gewinnbringend einsetzen. Die Bitkom-Studie veranschaulicht die enorme Bandbreite der Systeme. Nach den Unternehmensbereichen gefragt, in denen sie DMS einsetzten, nannten die Befragten am häufigsten die folgenden Funktionen:

• Buchhaltung und Finanzen: 53%
• Einkauf und Beschaffung: 43%
• Marketing und Vertrieb: 41%
• Kundenbetreuung: 36%
• Personalwesen/HR: 30%

Die elektronische Verwaltung der digitalisierten Dokumente ermöglicht es den Mitarbeitern, zeit- und ortsunabhängig auf beliebige Informationen zuzugreifen, diese schnell zu durchsuchen und effizient zu arbeiten. Unternehmen automatisieren mit DMS zeitraubende Routineaufgaben und genügen zugleich den gesetzlichen Anforderungen an die rechtssichere Archivierung und den Datenschutz.

Finanz- und Rechnungswesen: digitale Prozesse im höchsten Grad

Das Finanz- und Rechnungswesen ist ein Paradebeispiel dafür, wie groß die Chancen mit einer durchgängigen Digitalisierung sein können. Der Bereich ist in sehr hohem Maß von Routineaufgaben gekennzeichnet. Mit einer durchdachten Dokumentenmanagement-Software lässt sich etwa die Kreditorenbuchhaltung weitgehend automatisieren:

• Papierbelege werden ebenso wie E-Rechnungen schnell und sauber erfasst. Die manuelle Eingabe von Belegen entfällt. Dadurch reduziert sich die Fehleranfälligkeit auf ein Minimum.
• Die Software erfasst die Inhalte der Rechnungen automatisch und kann sie so einer vordefinierten Dateistruktur zuweisen und bei Bedarf sogar automatisiert verbuchen.
• Das System gleicht Rechnungen mit im Vorfeld erteilten Bestellungen ab und vereinfacht so den Rechnungsprüfungsprozess.
• Statt im Unternehmen Rechnungskopien zur Genehmigung an die Mitarbeiter zu verschicken, erteilen diese die Freigabe simpel auf Knopfdruck. Der Freigabeprozess wird so vollständig digitalisiert und es gehen keine Belege mehr verloren.

Durch den Einsatz von DocuWare lassen sich im Bereich der Finanzbuchhaltung die Suchzeiten enorm reduzieren, während Genehmigungsprozesse schneller vonstatten gehen. In der Folge kann die Abteilung Skonti besser ausnutzen, sodass die DMS-Lösung sogar direkte finanzielle Effekte erzielt.

Um für Finanzprüfungen, ob Betriebsprüfung oder Revision, optimal gerüstet zu sein, dokumentiert die Softwarelösung alle anfallenden Geschäftstransaktionen sicher und nachvollziehbar. Binnen kürzester Zeit greifen die Mitarbeiter im Finanzwesen auf Verträge, E-Mails und viele weitere Dokumente zu.

Einkauf und Beschaffung: Kostensenkung und schnellere Lieferung

Die Kosten je Bestellvorgang gehören zu den wichtigsten KPIs im Bereich Einkauf und Beschaffung. Bei vielen Bestellungen liegen die Bestellkosten höher als der eigentliche Warenwert. Digitale Dokumentenprozesse ermöglichen es, die Kosten in erheblichem Maße zu senken, etwa durch die Reduzierung von Wartezeiten, die Optimierung von Freigabeprozessen und den Verzicht auf Papierbelege. Von der Bedarfsmeldung bis hin zur Bestellung, Auslieferung und Abrechnung können Unternehmen den gesamten Prozess papierlos abwickeln.

Digitale Dokumentenprozesse in Einkauf und Beschaffung:

• Digitalisierung von Bestellvorgängen: Ein DMS kann zur Automatisierung und Digitalisierung von Bestellvorgängen genutzt werden, was den gesamten Prozess effizienter und schneller macht.
• Verwaltung von Lieferantendaten: Mit einem DMS können Unternehmen sämtliche Informationen und Dokumente von Lieferanten an einem zentralen Ort speichern und verwalten. Dies erleichtert die Abwicklung von Bestellungen und die Kommunikation mit Lieferanten.
• Überwachung von Lieferterminen und Mengen: Ein DMS kann dazu genutzt werden, Liefertermine und -mengen zu überwachen und bei Abweichungen rechtzeitig zu reagieren.
• Vertragsmanagement: Mit einem DMS können Unternehmen ihre Verträge mit Lieferanten digital verwalten und automatisch überwachen, z.B. hinsichtlich Kündigungsfristen oder Preisänderungen.
• Unterstützung bei der Rechnungsprüfung: Ein DMS kann den Prozess der Rechnungsprüfung und -freigabe unterstützen und somit zur Reduzierung von Fehlern und zur Beschleunigung des Prozesses beitragen.

Marketing und Vertrieb: Dokumentenmanagement zum schnellen Abschluss

m Vertrieb sind gut zugängliche Informationen besonders wichtig. Sie entscheiden mit darüber, ob das Unternehmen den Auftrag bekommt oder ein Wettbewerber den Zuschlag erhält. Ob Buchungsunterlagen für Geschäftsreisen, Infomaterial für potenzielle Kunden oder Servicedokumente für Bestandskunden – über das Dokumentenmanagement greifen Vertriebsinnendienst und -außendienst stets auf dieselben Dokumente zu, haben denselben Stand und können auf einer sicheren Basis argumentieren. Wichtige Dokumente zu generierten Aufträgen, vom Kunden zur Verfügung gestellten Materialien und anderen Informationen rund um den gesamten Vertriebszyklus werden zentral gespeichert und sind in Verknüpfung mit dem Kunden abrufbar.

Für Unternehmen bedeutet dies:

• ein herausragendes Kundenerlebnis ohne Wartezeiten oder unprofessionelles Suchen nach Informationen
• professionelle Präsentationen von Produkten oder Dienstleistungen
• schnellere und zuverlässigere Abschlüsse
• Zugriff auf alle relevanten Informationen von überall auf der Welt aus – die perfekte Basis für den Außendienst
• Übermittlung von Vertragsdaten fehlerfrei an den Innendienst, um die Fertigstellung zu beschleunigen
• zentrale Organisation der aktuellen Materialien für das Marketing (z. B. Whitepaper, Präsentationen, Broschüren)

Durch eine ECM-Software wie DocuWare ist eine effiziente Zusammenarbeit selbst dann gewährleistet, wenn Teile der Belegschaft im Homeoffice arbeiten oder mehrere Standorte miteinander kooperieren.

Personalwesen/HR: weniger Routine, mehr Zeit für strategische Aufgaben

Im Personalmanagement sollte sich alles um den Menschen drehen – um seine Bedürfnisse, seine persönliche Entwicklung und den idealen Einsatz im Unternehmen. Die Praxis sieht jedoch anders aus: ein Großteil der HR-Arbeit beschränken sich auf zeitraubende Routineaufgaben, die sich problemlos automatisieren ließen. Eine durchdachte Dokumentenmanagement-Lösung bietet hier ein enormes Potenzial, um Zeit einzusparen und zugleich die Qualität in der Mitarbeiterbetreuung zu erhöhen:

• übersichtliche Organisation aller Personaldokumente in digitaler Form in einem zentralen Archiv
• revisionssichere Archivierung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben
• Umsetzung von digitalen Personalakten mit unkomplizierter Einsicht in die Dokumente
• Einhaltung von Aufbewahrungsfristen (und Löschungsfristen)
• Verringerung der Fehleranfälligkeit dank deutlich weniger manueller Eingaben
• Bereitstellung von Employee-Self-Services zur Entlastung von HR
• Gewährleistung von Datenschutz und -sicherheit durch ausgeklügelte Rechtevergabe
• enorme Reduzierung der Suchzeiten

Die meisten klassischen HR-Prozesse gehen mit einem hohen Routineanteil einher. Ob Payroll, Personalentwicklung oder Verwaltung der Personalakten, sie alle profitieren von einer weitgehenden Digitalisierung und Automatisierung der Abläufe. So lassen sich wertvolle Kapazitäten in der HR-Abteilung freisetzen. Diese können die Mitarbeiter in strategische Aufgaben stecken, etwa in die Umsetzung einer agilen Unternehmenskultur oder die Verfolgung der digitalen Transformation.

Wo Dokumenten-Management-Lösungen ebenfalls Vorteile bringen

Neben den genannten Bereichen gibt es eine ganze Reihe weitere Szenarien, in denen Dokumentenmanagement-Lösungen wie DocuWare ihre Vorteile ausspielen können:

• Vertragsverwaltung: Ob Arbeitsvertrag oder Lieferanten-Rahmenvertrag, digitalisierte Verträge ermöglichen die automatisierte Überwachung von (Kündigungs-)Fristen und die Arbeit mit Vorlagen.
• Formularverwaltung: Die regelmäßige Überarbeitung von Formularen ist Teil des Qualitätsmanagements. Mit einer ECM-Software lassen sich Formulare mithilfe von Vorlagen erstellen, Ablauffristen nachvollziehen und Freigabeprozesse realisieren.
• Workflows: Abteilungsübergreifend definieren Unternehmer in ihrer Dokumentenmanagement-Software individuelle Abläufe mit hohem Automatisierungsgrad. Die Stellung und Genehmigung von Urlaubsanträgen kann hierüber ebenso erfolgen wie die Freigabe von Angeboten und zahlreiche andere Abläufe.
• Wissensmanagement: Eine Dokumentenmanagement-Lösung ist zugleich auch immer Wissensmanagement. Sie hält das Know-how im Unternehmen und speichert Informationen sinnvoll strukturiert und einfach abrufbar ab.

Positives Feedback für digitale Dokumentenprozesse

In dem „Bitkom Digital Office Index 2022“ wurde ein Feedback von den Unternehmen eingeholt, die bereits eine DMS/ECM Lösung im Einsatz haben. Die Meinung war positiv! Die Einführung digitaler Dokumenten- und Geschäftsprozesse bringt in den Unternehmen eine große Zufriedenheit mit sich. Drei Viertel der Unternehmen sehen eine deutliche Verbesserung in der Erfüllung von Compliance-Richtlinien und in der Performance ihrer Geschäftsprozesse durch die Digitalisierung. Darüber hinaus erkennen sieben von zehn Unternehmen eine erhöhte Transparenz sowie eine gesteigerte Automatisierung ihrer Prozesse. Ebenso bemerkenswert ist die positive Wirkung auf die Kundenzufriedenheit, die von zwei Dritteln der Unternehmen bestätigt wird. Die Digitalisierung ermöglicht es den Unternehmen zudem, ihr Angebot an neuen Produkten und Dienstleistungen zu erweitern, was von 38 Prozent der Unternehmen bestätigt wird. Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt ebenfalls, was 36 Prozent der Unternehmen bestätigen. Beim Thema Datensicherheit gibt es jedoch gemischte Gefühle. Während 45 Prozent der Unternehmen eine verbesserte Datensicherheit durch digitale Lösungen sehen, befürchten 11 Prozent eine Abnahme der Datensicherheit durch die Nutzung digitaler Lösungen. Es ist daher wichtig, bei der Einführung digitaler Prozesse auch auf geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu achten.