Durch das Wachstumschancengesetz stellt die Regierung neue gesetzliche Anforderungen an die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung. Ziel dieser Anpassungen ist es, die Effizienz und Standardisierung im Umgang mit Rechnungen zu verbessern und gleichzeitig die Einhaltung steuerlicher Vorschriften zu vereinfachen.
In diesem Artikel haben wir alle relevanten Informationen zu den neuen Änderungen zusammengefasst. Sie erfahren, was genau unter einer elektronischen Rechnung zu verstehen ist, welche neuen Anforderungen ab dem 1. Januar 2025 gelten, und welche Übergangsregelungen für Unternehmen vorgesehen sind. Darüber hinaus beleuchten wir die Vorteile und Herausforderungen der Umstellung auf den automatisierten Rechnungsverkehr sowie die Unterschiede zwischen E-Rechnungen und herkömmlichen Rechnungen.
Obwohl die neuen Regelungen viele Vorteile bieten, ist es wichtig, dass Unternehmen sich rechtzeitig vorbereiten, um den Übergang reibungslos zu gestalten. Nutzen Sie die Gelegenheit, sich umfassend zu informieren und Ihre Prozesse anzupassen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig von den Effizienzgewinnen zu profitieren.
Ziele der E-Rechnungspflicht
Die Einführung der E-Rechnungspflicht steht im Kontext der ViDA-Initiative der EU-Kommission, die die Implementierung eines elektronischen Meldesystems vorsieht. Dieses System soll unter anderem die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen und somit die Effizienz und Transparenz im grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU erhöhen.
In Deutschland wurde seit Mitte April 2023 ein Diskussionsentwurf zu einer verpflichtenden elektronischen Rechnungstellung diskutiert. Dieser Entwurf hat inzwischen Eingang in den Referenten- und später in den Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes gefunden. Damit setzt Deutschland die europäischen Vorgaben um und treibt gleichzeitig die Digitalisierung im Rechnungswesen voran, um den administrativen Aufwand für Unternehmen zu reduzieren und die Einhaltung steuerlicher Vorschriften zu erleichtern.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht verfolgt mehrere wesentliche Ziele. Zum einen soll der elektronische Austausch und die Verarbeitung von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen beschleunigt werden. Dies wird durch die standardisierten Formate ermöglicht, die eine reibungslose und automatisierte Datenübertragung gewährleisten. Zum anderen ist die Maßnahme darauf ausgelegt, die Digitalisierung von Geschäftsprozessen voranzutreiben. Durch die verstärkte Nutzung elektronischer Rechnungen können Unternehmen ihre Abläufe effizienter gestalten und somit ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern. Insgesamt zielt die E-Rechnungspflicht darauf ab, den digitalen Wandel in der Wirtschaft zu unterstützen und die Effizienz im Rechnungswesen zu erhöhen.
Ist Ihr Unternehmen bereit für die E-Rechnung?
Um die E-Rechnung empfangen, archivieren und verwenden zu können benötigen Sie Software, die diese Anforderungen erfüllen kann. Benötigen Sie Unterstützung bei der Einführung oder dem Update Ihrer Software? Buchen Sie gerne ein kostenloses Digitalisierungsgespräch. Gemeinsam machen wir Ihr Unternehmen fit für die E-Rechnung.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Von der E-Rechnungspflicht ist grundsätzlich der B2B-Sektor betroffen, was bedeutet, dass es hauptsächlich um Leistungen zwischen Unternehmen geht. Sowohl das leistende Unternehmen als auch der Leistungsempfänger müssen im Inland (nach §1 Abs. 3 UStG) ansässig sein. Rechnungsempfänger müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten. Dies gilt besonders, wenn ein inländisches Unternehmen als Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt.
Im Gegensatz zu den bisherigen Regelungen ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen nicht mehr von der Zustimmung des Rechnungsempfängers abhängig. Diese Zustimmung ist nur noch erforderlich für elektronische Rechnungen, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen, oder in Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht, wie beispielsweise bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen. Die Anpassung an diese neuen Regelungen ist entscheidend, damit Unternehmen ab dem Stichtag gesetzeskonform agieren können. Nicht in jedem Fall ist eine E-Rechnung im oben genannten Sinne verpflichtend. So können beispielsweise Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) weiterhin als „sonstige Rechnungen“ übermittelt werden, also etwa in Papierform. Gleiches gilt für Fahrausweise (§ 34 UStDV). Die Anpassung an diese neuen Regelungen ist entscheidend, damit Unternehmen ab dem Stichtag gesetzeskonform agieren können.
Fristen der E-Rechnungspflicht
Ab 01.2025
Die große Frage, die sich viele Unternehmer stellen: ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung? Diese Frage muss ein bisschen umfangreicher beantwortet werden. Grundsätzlich gibt es ab 01. Januar 2025 eine gesetzliche Verpflichtung. Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Da die Regierung einen erhöhten Aufwand bei der Umsetzung erwartet, gibt es für die Jahre 2025-2027 Übergangsregelungen. Die folgenden Abschnitte geben einen Überblick über die einzelnen Phasen der Umsetzung.
Bis Ende 2026
Bis Ende 2026 können für im Jahr 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen verwendet werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind in diesem Zeitraum zulässig, jedoch ist dafür (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich (§ 27 Abs. 39 Nr. 1 UStG-E).
Bis Ende 2027
Für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze dürfen weiterhin Papierrechnungen verwendet werden. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben ebenfalls zulässig, allerdings ist auch hier die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich, wie bereits in den Jahren 2025 und 2026. Zusätzlich darf der Rechnungsaussteller jedoch einen Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG) von maximal 800.000 EUR nicht überschreiten (§ 27 Abs. 39 Nr. 2 UStG-E).
Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) diese Grenze überschreitet, haben dennoch die Möglichkeit, Rechnungen mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren nach Art. 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 v. 28.12.1994, S. 98)) zu übermitteln. Dies gilt für Umsätze, die in den Jahren 2026 und 2027 ausgeführt wurden, selbst wenn die erforderlichen Informationen nicht in ein Format extrahiert werden, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist.
Ab 2028
Ab diesem Zeitpunkt müssen die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und deren Übermittlung strikt eingehalten werden. Dies schafft auch die Voraussetzungen für das im Koalitionsvertrag vorgesehene Meldesystem sowie die von der EU geplanten ViDA-Maßnahmen. Um das strukturierte elektronische Format der E-Rechnungen im Verordnungsweg detaillierter festlegen zu können, wurde in § 14 Abs. 6 UStG-E eine neue Ermächtigung für das Bundesministerium der Finanzen (BMF) eingeführt.
Wichtig: Das EDI-Verfahren kann weiterhin verwendet werden, sofern die für die Umsatzsteuer erforderlichen Informationen korrekt und vollständig aus dem verwendeten Rechnungsformat extrahiert werden können, sodass das Ergebnis der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr kompatibel ist. Zuvor hatten Verbände gefordert, dass etablierte Verfahren wie EDI auch über den 31.12.2027 hinaus anwendbar bleiben. Beispielsweise befürchtete der DIHK erhebliche Auswirkungen auf Unternehmen, wenn E-Rechnungssysteme, die nicht vollständig den neuen Vorgaben entsprechen, nicht mehr betrieben werden dürften. Mit der nun verabschiedeten Regelung ist man den Forderungen der Wirtschaft nachgekommen.
Ist Ihr Unternehmen bereit für die E-Rechnung?
Um die E-Rechnung empfangen, archivieren und verwenden zu können benötigen Sie Software, die diese Anforderungen erfüllen kann. Benötigen Sie Unterstützung bei der Einführung oder dem Update Ihrer Software? Buchen Sie gerne ein kostenloses Digitalisierungsgespräch. Gemeinsam machen wir Ihr Unternehmen fit für die E-Rechnung.
Bitte beachten Sie, dass dieser Beitrag nicht den Anspruch einer Rechtsberatung hat. Er soll lediglich eine kurze Zusammenfassung zu den aktuellen Informationen zur E-Rechnungspflicht liefern. Für tiefergreifende Informationen bitten wir Sie, mit Ihrem Steuerberater zu sprechen.
Fazit: Erfolgreich den Wandel zur E-Rechnung meistern
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 markiert einen entscheidenden Schritt hin zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen. Unternehmen müssen sich frühzeitig auf die neuen gesetzlichen Anforderungen einstellen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsverarbeitung zu profitieren. Die flexiblen, technologieoffenen Formate ermöglichen eine individuelle Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse der Unternehmen und fördern die Wettbewerbsfähigkeit im digitalen Zeitalter.
Die Übergangsregelungen bis Ende 2027 bieten Unternehmen ausreichend Zeit, ihre Prozesse anzupassen und sicherzustellen, dass sowohl leistende als auch empfangende Unternehmen den neuen Vorgaben entsprechen. Durch die Nutzung moderner Technologien und die Teilnahme an unterstützenden Angeboten wie unserem Webinar können Unternehmen die Herausforderungen der Umstellung effektiv bewältigen und gleichzeitig ihre administrativen Abläufe optimieren.
Nutzen Sie die Gelegenheit, sich umfassend zu informieren und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Werkzeugen steht dem erfolgreichen Übergang zur E-Rechnung nichts mehr im Wege.
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