Papierloses Büro: eine Anleitung zur Digitalisierung

Schritt für Schritt ins papierlose Büro

Die Digitalisierung hat längst Einzug in alle Bereiche unseres Lebens gehalten und ist auch in Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung ist das papierlose Büro. Doch wie geht man dabei am besten vor? In diesem Artikel geben wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um das papierlose Büro in Ihrem Unternehmen zu realisieren.

Bestandsaufnahme der vorhandenen Dokumente

Die Umstellung auf ein papierloses Büro kann die Effizienz steigern, Platz sparen und die Umweltauswirkungen reduzieren. Ein wichtiger erster Schritt auf diesem Weg ist die sorgfältige Bestandsaufnahme der vorhandenen Dokumente. Dieser Schritt legt den Grundstein für die digitale Transformation Ihres Büros. Hier sind einige Schritte, die Ihnen dabei helfen:

• Dokumentenkategorisierung: Beginnen Sie damit, Ihre Dokumente in Kategorien einzuteilen. Dies kann nach Art der Dokumente (Verträge, Rechnungen, Notizen) oder nach Abteilungen (Finanzen, Personal, Marketing) erfolgen. Die Kategorisierung hilft Ihnen, einen klaren Überblick zu behalten.
• Lokalisierung der Dokumente: Identifizieren Sie, wo sich die Dokumente physisch befinden. Das können Aktenschränke, Ordner, Schubladen oder andere Aufbewahrungsorte sein. Notieren Sie, wie viele Dokumente in jedem dieser Orte lagern.
• Priorisierung: Bestimmen Sie, welche Dokumente Sie zuerst digitalisieren möchten. Dies kann von der Dringlichkeit, der Häufigkeit des Zugriffs oder der Relevanz abhängen.

Digitalisierung der Dokumente und Daten

Nach einer ausführlichen Bestandsaufnahme geht es an die Digitalisierung Ihrer bestehenden Dokumente. Das sollten Sie dabei beachten:

• Auswahl der Digitalisierungsmethode: Entscheiden Sie, wie Sie Ihre physischen Dokumente digitalisieren möchten. Dies kann mit einem Scanner oder einem spezialisierten Dokumentenscanner erfolgen. Moderne Multifunktionsgeräte bieten oft Scannermöglichkeiten. Alternativ können Sie auch Dienstleister für die Massendigitalisierung in Erwägung ziehen.
• Vorbereitung der Dokumente: Bevor Sie mit dem Scannen beginnen, sorgen Sie dafür, dass die Dokumente gut vorbereitet sind. Entfernen Sie Heftklammern, Eselsohren und andere Hindernisse, die den Scanvorgang stören könnten.
• Scannen der Dokumente: Scannen Sie Ihre Dokumente in hochwertiger Qualität und speichern Sie sie in einem geeigneten Dateiformat, wie PDF. Achten Sie darauf, die Dokumente gut zu organisieren und in sinnvollen Ordnern abzulegen.
• Metadaten und Verschlagwortung: Nach dem Scannen ist es entscheidend, Metadaten und Schlagwörter hinzuzufügen, um die Dokumente leicht durchsuchbar zu machen. Informationen wie Titel, Datum, Kategorie und Autor sind hierbei hilfreich. Das Dokumentenmanagement System DocuWare verwendet dafür ein Intelligent Indexing, das mit der Zeit bei neu gescannten Dokumenten die Indexierung selbstständig vornimmt.
• Sicherung und Backup: Stellen Sie sicher, dass Sie Kopien Ihrer digitalisierten Dokumente an einem sicheren Ort aufbewahren. Backups sind unerlässlich, um Datenverlust zu verhindern.
• Zugriff und Verwaltung: Nutzen Sie Dokumenten-Management-Software, um Ihre digitalen Dokumente effizient zu verwalten. Diese Software ermöglicht das Sortieren, Suchen und Organisieren Ihrer Dateien.
• Entsorgung der Originaldokumente: Nachdem Sie die Dokumente erfolgreich digitalisiert und archiviert haben, können Sie darüber nachdenken, die physischen Originale sicher zu entsorgen. Stellen Sie sicher, dass dies im Einklang mit gesetzlichen Anforderungen und Compliance-Richtlinien erfolgt.

Prozessoptimierung für papierloses Arbeiten

Die Digitalisierung bietet nicht nur die Möglichkeit, Papierdokumente zu ersetzen, sondern auch Prozesse zu optimieren. Hierbei geht es darum, manuelle Prozesse zu automatisieren und Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Durch die Digitalisierung können z.B. Dokumente automatisch weitergeleitet und genehmigt werden, was Zeit und Kosten spart. Sie können außerdem den Zugriff steuern, um festzulegen, wer Einsicht auf bestimmte Dokumente haben soll. Auf diese Prozesse sollten Sie bezüglich der Dokumentenverwaltung besonders achten.

• Dokumenterstellung: In einem papierlosen Büro beginnt der Prozess mit der digitalen Dokumentenerstellung. Dies kann die Verwendung von Textverarbeitungsprogrammen, Tabellenkalkulationen, Präsentationssoftware und anderen Tools umfassen. Mitarbeiter erstellen Dokumente direkt am Computer.
• Dokumentenspeicherung: Digitale Dokumente müssen an einem sicheren und leicht zugänglichen Ort gespeichert werden. Dies kann eine cloudbasierte Speicherlösung wie Dropbox, Google Drive oder ein firmeninternes Dokumenten-Management-System sein. Die Wahl des Speicherorts hängt von den Datenschutzrichtlinien und den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab.
• Organisatorische Struktur: Eine effektive Struktur für die Ablage und Organisation der Dokumente ist entscheidend. Überlegen Sie, wie Sie Ordner, Kategorien und Verschlagwortungen nutzen, um Dokumente einfach und schnell wiederfinden zu können. Eine klare Ordnungsstruktur ist entscheidend, um den Suchaufwand zu minimieren.
• Zugriffssteuerung: Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Dies erfordert die Einrichtung von Zugriffsrechten und Sicherheitsmaßnahmen, um die Vertraulichkeit und Integrität der Dokumente zu gewährleisten.
• Archivierung: Überlegen Sie, wie Sie veraltete Dokumente oder solche, die nicht mehr benötigt werden, archivieren oder löschen. Eine klare Richtlinie für die Dokumentenarchivierung ist wichtig, um den Speicherplatz zu optimieren.
• Suchfunktionen: Implementieren Sie leistungsfähige Suchfunktionen, damit Mitarbeiter Dokumente leicht finden können. Volltextsuchen und verschlagwortete Suchen können die Effizienz erheblich steigern.
• Versionierung: Bei Dokumenten, die häufig bearbeitet werden, ist eine Versionierung wichtig. Dadurch können frühere Versionen leicht wiederhergestellt und Änderungen nachvollzogen werden.
• Dokumentenfreigabe: Überlegen Sie, wie Sie Dokumente intern und extern freigeben. Dies kann die Verwendung von sicheren Freigabe-Links oder das Versenden von Dokumenten per E-Mail umfassen.
• Sicherung und Wiederherstellung: Implementieren Sie eine zuverlässige Sicherungs- und Wiederherstellungsstrategie, um Datenverluste zu verhindern. Regelmäßige Backups sind unerlässlich.
• Schulung und Dokumentenrichtlinien: Schulen Sie Mitarbeiter in Bezug auf die Nutzung der Dokumentenverwaltungssysteme und etablieren Sie klare Richtlinien und Best Practices für die Dokumentenerstellung und -speicherung.
• Compliance und Datenschutz: Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentenverwaltung den gesetzlichen Vorschriften und Datenschutzbestimmungen entspricht. Dazu gehört die Einhaltung von Archivierungsvorschriften und die sichere Aufbewahrung sensibler Informationen.

Schulung und Sensibilisierung für das papierlose Büro

Damit das papierlose Büro erfolgreich umgesetzt werden kann, ist es wichtig, Mitarbeiter zu schulen und sie für die neue Software zu sensibilisieren. Hierbei geht es darum, die Vorteile des papierlosen Büros zu kommunizieren, geeignete Tipps zu geben und die Mitarbeiter für die Umstellung zu motivieren. Zusätzlich sollten regelmäßig Schulungen angeboten werden, um den Umgang mit dem neuen Dokumentenmanagementsystem zu erlernen und die weitere Arbeit zu erleichtern.

• Vorabinformation: Beginnen Sie den Prozess mit einer klaren Kommunikation an Ihre Mitarbeiter. Erklären Sie die Gründe für die Umstellung auf eine papierlose Dokumentenverwaltung und betonen Sie die Vorteile, die sich aus dieser Veränderung ergeben.
• Erstellen Sie Schulungsmaterialien: Entwickeln Sie leicht verständliche Schulungsmaterialien, die die neuen Prozesse und Werkzeuge erläutern. Dies können Handbücher, Videos oder Präsentationen sein, die Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Tipps enthalten.
• Workshops und Schulungen: Bieten Sie Schulungen und Workshops an, in denen die Mitarbeiter die neuen Arbeitsmethoden praktisch erlernen können. Diese Schulungen sollten auf die spezifischen Bedürfnisse und Aufgaben der Mitarbeiter zugeschnitten sein.
• E-Learning: Nutzen Sie E-Learning-Plattformen und -Tools, um Schulungen online anzubieten. Dies ermöglicht den Mitarbeitern, in ihrem eigenen Tempo zu lernen und flexibel auf die Schulungsmaterialien zuzugreifen.
• Schulung durch Experten: Ziehen Sie externe Experten oder interne Mitarbeiter mit umfangreicher Erfahrung in der papierlosen Dokumentenverwaltung hinzu, um Schulungen durchzuführen. Dies kann die Glaubwürdigkeit und die Qualität der Schulungen erhöhen.
• Praktische Übungen: Lassen Sie die Mitarbeiter praktische Übungen durchführen, um das Gelernte in der Praxis anzuwenden. Dies kann das Erstellen, Speichern, Teilen und Suchen von digitalen Dokumenten einschließen.
• Feedback und Fragen: Ermutigen Sie die Mitarbeiter, Fragen zu stellen und Feedback zu geben. Stellen Sie sicher, dass Sie auf Bedenken und Anliegen eingehen, um mögliche Herausforderungen zu bewältigen.
• Pilotprojekte: Starten Sie Pilotprojekte, in denen eine Gruppe von Mitarbeitern die neuen Prozesse und Werkzeuge in der Praxis testet. Dies ermöglicht es, Schwachstellen zu identifizieren und Anpassungen vorzunehmen, bevor die gesamte Organisation umgestellt wird.
• Sensibilisierung für Umweltaspekte: Erklären Sie den Mitarbeitern, wie die Umstellung auf papierloses Arbeiten zur Umweltschonung beiträgt. Dies kann die Motivation erhöhen und ein Gefühl der Nachhaltigkeit fördern.
• Kontinuierliche Unterstützung: Bieten Sie kontinuierliche Unterstützung und Ressourcen für Mitarbeiter, die sich an die neuen Arbeitsweisen anpassen müssen. Dies kann Fragen und Unsicherheiten beseitigen und die Akzeptanz fördern.
• Belohnungen und Anerkennung: Erwägen Sie, Anreize oder Anerkennungen für Mitarbeiter bereitzustellen, die sich besonders engagiert an der Umstellung beteiligen oder innovative Lösungen entwickeln.
• Messbare Ziele: Setzen Sie klare Ziele und messbare Leistungskennzahlen (KPIs), um den Fortschritt zu verfolgen und die Wirksamkeit der Schulungsmaßnahmen zu bewerten.

Kontinuierliche Verbesserung

Das papierlose Büro ist kein einmaliger Prozess, sondern erfordert kontinuierliche Verbesserung. Hierbei geht es darum, Prozesse zu optimieren und das System regelmäßig zu überprüfen. Sie sollten außerdem Feedback von den Mitarbeitern einholen, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

• Feedback einholen: Bitten Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig um Feedback zur Dokumentenverwaltung. Dies kann Schwachstellen und Optimierungspotenziale aufzeigen. Ermutigen Sie sie, konstruktive Vorschläge zu machen.
• Evaluieren Sie neue Technologien: Halten Sie sich über neue Technologien und Softwarelösungen auf dem Laufenden, die Ihre Dokumentenverwaltung verbessern könnten. Testen Sie geeignete Tools und integrieren Sie sie, wenn sie sich als nützlich erweisen.
• Schulungen und Weiterbildung: Investieren Sie in die kontinuierliche Schulung Ihrer Mitarbeiter. Neue Funktionen und Prozesse erfordern eine kontinuierliche Weiterbildung, um sicherzustellen, dass alle auf dem neuesten Stand sind.
• Datenanalyse: Nutzen Sie Datenanalyse-Tools, um Einblicke in die Nutzung und Effizienz Ihrer Dokumentenverwaltung zu erhalten. Identifizieren Sie Trends und Muster, um Problembereiche zu erkennen und gezielte Verbesserungen vorzunehmen.
• Automatisierung: Suchen Sie nach Möglichkeiten zur weiteren Automatisierung von Prozessen. Automatisieren Sie Routineaufgaben, um Zeit und Ressourcen zu sparen.
• Sicherheitsüberprüfungen: Führen Sie regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen durch, um sicherzustellen, dass Ihre digitalen Dokumente und Daten angemessen geschützt sind. Aktualisieren Sie Ihre Sicherheitsmaßnahmen bei Bedarf.
• Kollaboration fördern: Ermutigen Sie die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitern. Tools für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und die interne Kommunikation können die Effizienz steigern.
• Nachhaltigkeit betonen: Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter an die umweltfreundlichen Aspekte der papierlosen Dokumentenverwaltung. Umweltschutz kann eine motivierende Kraft sein, um die Akzeptanz und Umsetzung zu fördern.
• Best Practices entwickeln: Erarbeiten Sie Best Practices für die Dokumentenverwaltung und teilen Sie sie mit Ihren Mitarbeitern. Dies kann Standards für die Benennung von Dateien, die Verschlagwortung von Dokumenten und die Datensicherung umfassen.
• Zielsetzungen definieren: Legen Sie klare Ziele und KPIs fest, um den Fortschritt und den Erfolg Ihrer papierlosen Dokumentenverwaltung zu messen. Verwenden Sie diese Daten, um Verbesserungen zu planen und umzusetzen.
• Regelmäßige Audits: Führen Sie regelmäßige Audits und Überprüfungen Ihrer Dokumentenverwaltungsprozesse durch, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden und um mögliche Schwächen zu identifizieren.
• Schulung und Integration neuer Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter eine gründliche Schulung zur Nutzung Ihrer Dokumentenverwaltungssysteme erhalten und die etablierten Best Practices einhalten.

Überblick: 5 Vorteile des papierlosen Arbeitens

• Zeitersparnis: Die digitale Dokumentenverwaltung ermöglicht eine schnelle und einfache Suche nach Dokumenten sowie eine schnellere Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten.
• Platzersparnis: Papierdokumente nehmen viel Platz ein, digitale Dokumente können auf einem Server oder in der Cloud gespeichert werden.
• Kosteneinsparungen: Bei der digitalen Dokumentenverwaltung entfallen Kosten für Papier, Druck und Archivierung.
• Sicherheit: Digitale Dokumente können durch Passwörter und Verschlüsselungen geschützt werden, sodass nur berechtigte Personen darauf zugreifen können.
• Flexibilität: Digitale Dokumente können von überall aus abgerufen werden und sind somit auch für mobile Mitarbeiter zugänglich.